Ați decis implementarea unei soluții BPA? Atenție la următoarele aspecte

Ați ajuns în punctul în care compania dumneavoastră trebuie să adopte o soluție de BPA (Business Process Automation – Automatizarea Proceselor de Business)? Înainte de a lua o decizie și de a alege un produs bazându-vă pe brandurile cele mai atractive, vă recomandăm o scurtă analiză a unor parametri extrem de importanți care vă vor face decizia finală cu adevărat inspirată.

1. De ce are nevoie compania de o soluție de tip BPA?

Primul lucru pe care ar fi recomandat să îl luați în considerare este legat de identificarea problemelor pe care BPA-ul le va rezolva în compania dumneavoastră. Ulterior, stabiliți care sunt caracteristicile specifice unei soluții de automatizare a proceselor de business care vă pot rezolva aceste probleme. Acestea sunt principalele funcționalități pe care va trebui să le căutați la o soluție potrivită de BPA. Rețineți, însă, că în cazul în care aveți probleme interne cu fluxurile de lucru, acestea vor trebui rezolvate prioritar, înainte de a fi automatizate.

2. Cine va folosi soluția BPA?

Pentru a avea o implementare de succes, este de preferat să oferiți utilizatorilor finali de BPA din compania dumneavoastră oportunitatea de a-și exprima părerea privind necesitățile de folosire a soluției. Acest lucru va contribui la o implementare mai ușoară și o rata de adoptare și utilizare mult crescută. În plus, faptul că veți cunoaște încă din primele momente problemele angajaților ce vor utiliza softul, vă va ajuta să luați decizia corectă cu privire la soluția pe care ar trebui să o utilizați.

3. Care sunt funcționalitățile dorite pentru soluția BPA?

Vă recomandăm să pregătiți o listă cu toate funcționalitățile pe care le doriți pentru aplicația BPA pe care urmează să o achiziționați. Această listă se va dovedi utilă în primul rând pentru a putea prospecta piața eficient și pentru a vă asigura că cereți oferte doar de la companii care vă pot oferi exact aplicația de care aveți nevoie.  Astfel, furnizorii de soluții BPA vă vor putea răspunde întocmai nevoilor dumneavoastră și vă vor putea oferi cea mai potrivită opțiune.

4. Aveți nevoie de integrare cu soluțiile software existente?

În acest caz, este întotdeauna util să știți ce va trebui să fie personalizat și ce nu, în special în cadrul aplicațiilor pe care le folosiți deja în companie. Integrarea și personalizarea anterioară a altor soluții software de business în companie vă pot aduce un avantaj uriaș când vine vorba de customizarea unui soft BPA.

Ulterior, după ce ați ales cea mai potrivită soluție pentru compania dumneavoastră, ar trebui să acordați atenție următoarelor aspecte cruciale:

Costuri ascunse

Există cheltuieli pe care nu le-ați prevăzut? Asigurați-vă că ați luat în considerare toate costurile implicate, cum ar fi costul de instruire a angajaților, servicii de consultanță, personalizare și chiar angajarea de personal suplimentar (full time sau part-time).

Evaluarea impactului BPA

Pentru ca o soluție BPA să aibă succes, vă recomandăm să definiți, încă de la început, indicatorii cheie de performanță (KPI) pentru procesele dumneavoastră. În acest fel, veți putea măsura impactul real al procesului de automatizare și adapta soluția la nevoile companiei în orice moment.

Flexibilitate și extindere a funcționalităților

Nevoia de extindere este direct proporțională cu mărimea și dinamica dezvoltării afacerii dumneavoastră și, bineînțeles, de perspectivele sale de creștere. Dacă dețineți un start-up sau aveți indicii clare că afacerea dumneavoastră se va dezvolta considerabil, trebuie să vă asigurați că soluțiile software pe care le folosiți pot susține această creștere. Acest lucru va face diferența între succes și eșec atunci când vine vorba de proiectul dumneavoastră BPA, atât pe moment cât și în viitor.