Cele mai importante etape în implementarea unei aplicații ERP

Utilizarea unei aplicații ERP îți va aduce, cu siguranță, numeroase beneficii de business care îți vor susține dezvoltarea pe termen lung. Cu toate acestea, integrarea unei astfel de aplicații este un proces complex, ce necesită o planificare atentă. Având o durată medie de implementare de 6-12 luni, pentru a te organiza cât mai eficient, ține cont de următoarele etape atunci când decizi că este momentul să folosești o soluție ERP.

1. Definirea și proiectarea proceselor de business pe care le vei integra în aplicație

Prima etapă în procesul de implementare al unui ERP este să desfășori o analiză amănunțită a operațiunilor pe care îți dorești să le desfășori în aplicație sau pe care vrei să le optimizezi. În acest punct, va trebui să înțelegi în totalitate fluxurile de lucru din cadrul companiei tale și să definești cum îți dorești să fie integrate în noua aplicație software. De asemenea, va trebui să identifici problemele operaționale cu care te confrunți pentru a găsi soluțiile potrivite. Chiar dacă vor exista incompatibilități inițiale între nevoile tale și funcționalitățile oferite de sistemul ERP, definirea lor îți va oferi posibilitatea să stabilești cu dezvoltatorul soluției care sunt procesele ce trebuie personalizate. Soluțiile ERP avansate, precum Soft1 Cloud ERP, îți oferă mai multă flexibilitate și permit customizarea conform nevoilor tale.

2. Alegerea aplicației potrivite în funcție de nevoile tale operaționale

Fiind o industrie competitivă, cu nenumărați furnizori ERP, alegerea celei mai bune soluții poate fi dificilă. Cum te asiguri că iei cea mai bună decizie pentru nevoile tale? Începe cu o prospectare amănunțită a pieței și participă la prezentările demo ale aplicațiilor care consideri că sunt o opțiune potrivită pentru afacerea ta. Dacă ai parcurs cu succes prima etapă, îți va fi mult mai ușor să selectezi aplicația care se pliează cel mai bine în funcție de nevoile tale deoarece vei ști exact ce cauți și vei putea să îți compari cerințele cu funcționalitățile oferite de soluțiile ERP.

3. Planificarea în detaliu a procesului de implementare

În această etapă va trebui să lucrezi îndeaproape cu implementatorii soluției ERP pentru a crea un project plan pentru întregul proces de implementare, astfel încât să îți organizezi cât mai bine acțiunile viitoare. Definește pașii necesari pentru integrarea aplicației, stabilește acțiunile aferente și persoanele responsabile și nu uita de deadline-uri. Astfel vei putea să urmărești progresul înregistrat și să te adaptezi mult mai ușor situațiilor neprevăzute pe care le vei întâmpina.

4. Implementarea și personalizarea aplicației ERP

Odată ce ți-ai definit nevoile și ai făcut planul proiectului, urmează implementarea și dezvoltarea propriu-zisă a aplicației. Împreună cu dezvoltatorul soluției ERP, în acest punct se va face configurarea și, după caz, personalizarea aplicației, astfel încât ea să integreze toate funcționalitățile pe care ți le dorești. Implementarea aplicației este probabil etapa cea mai solicitantă, ce va necesita eforturi de ambele părți pentru integrarea într-un mod corect a datelor de business în aplicație.

5. Testarea aplicației

În acest punct, toate dezvoltările majore sunt deja finalizate, iar implementarea este aproape finalizată. Înainte de go-live, trebuie însă să testezi în profunzime toate funcționalitățile aplicației ERP implementate. Cum? Permite-le utilizatorilor să își desfășoare activitatea timp de câteva zile în aplicație, astfel încât să identifici toate bug-urile, problemele și să verifici toate datele introduse în sistem. Scopul acestei etape este să îți dai seama care sunt slabiciunile aplicației, astfel încât să le poți rezolva înainte de lansarea oficială.

6. Lansarea oficială a aplicației

Etapa de go-live este punctul cheie al întregului proces de implementare. Acum toată lumea trebuie să fie pregătită sa utilizeze aplicația, iar compania ta va folosi oficial un nou software pentru a-și desfășura activitatea. Asigură-te că echipa responsabilă de întregul proces este disponibilă pentru restul utilizatorilor pentru a le răspunde tuturor întrebărilor și pentru a le oferi toate clarificările de care au nevoie. Cel mai probabil, va dura puțin timp până angajații tăi se vor obișnui cu noul sistem de operare. Din acest motiv, trebuie să le pui la dispoziție toate resursele de care au nevoie pentru a utiliza cu succes aplicația.

7. Trainingul utilizatorilor

Trainingul utilizatorilor finali se desfășoară aproape simultan cu etapa de go-live, astfel încât ulterior toate părțile implicate să poată folosi cu brio aplicația. Angajații trebuie să participe la sesiuni de training dedicate în care li se va explica cum își pot desfășura activitatea în aplicație și vor afla toate informațiile de care au nevoie despre software-ul ERP implementat.

8. Suportul oferit după implementare

O etapă la fel de importantă ca și momentul go-live este partea de mentenanță a aplicației. Astfel, oferirea de suport post-implementare este un punct esențial pentru a te asigura că operațiunile tale se desfășoară așa cum trebuie. De asemenea, deoarece vei utiliza într-un mod intensiv software-ul, probabil îți vei da seama că ai nevoie și de alte configurări, update-uri sau noi funcționalități. Din acest motiv, asigură-te ca implementatorul aplicației îți poate oferi oricând ai nevoie suport post-implementare.

Transformarea digitală a afacerii tale este un proces continuu. Odată cu dezvoltarea business-ului, dar și a tehnologiei, vor apărea noi provocări și oportunități. Soluția software pe care alegi să o utilizezi trebuie să îți susțină progresul pe termen lung. Chiar dacă implementarea unui sistem inovator, așa cum este Soft1 Cloud ERP, implică eforturi susținute, beneficiile nu vor întârzia să apară. Sfatul nostru? Pregătește-te pentru toate etapele menționate în articol și cu siguranță implementarea noii aplicații va fi un succes.