Cum să transformi ERP-ul într-o aplicație prietenoasă pentru angajații tăi

Majoritatea soluțiilor ERP din anul 2018 au atins deja un nivel satisfăcător în ceea ce privește ușurința de utilizare și calitatea interfeței. Cu toate acestea, crearea unei aplicații prietenoase pentru utilizatorii de soluții software de business rămâne în continuare o provocare pentru majoritatea companiilor IT de pe piață. Deși nu există nicio garanție ca angajații tăi vor fi entuziasmați de implementarea acestor soluții încă din prima zi, există, cu siguranță, metode prin care o companie se poate asigura că adoptarea va fi una rapidă și mai ușoară. Iată câteva aspecte cruciale care pot ajuta sau, dimpotrivă, pot face mai dificil acest proces, în cazul în care nu sunt respectate.

Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le fac aceste companii este aceea că încearcă să-și adapteze procesele de business la sistemul ERP, și nu invers. Spre exemplu, un bun punct de plecare ar fi crearea unui inventar al joburilor active și a celor vacante și apoi ajustarea soluției ERP la aceste date. Atunci când sistemul ERP începe să aducă îmbunătățiri vizibile și concrete, ajustați procesele în consecință pentru a profita la maximum de funcționalitățile sistemului dumneavoastră.

Majoritatea companiilor îi implică pe cei mai importanți angajați din fiecare departament pentru a ajuta la adoptărea sistemului în rândul echipelor, de-abia după ce soluția a fost deja implementată – adică mult prea târziu. Unii angajați vor adopta schimbările, dar mulți dintre ei vor opun rezistență. Prin urmare, este de preferat îi implicați pe acești oameni chiar de la început și să îi păstrați implicați și după implementare. În acest fel veți pune întreaga echipă în joc și vă veți asigura că toți angajații vor fi deschiși către acest subiect.

Atunci când implementăm o soluție ERP complexă, care aduce o schimbare bruscă în companie, procesele de business existente se pot modifica complet, iar diferența este resimțită în primul rând de către utilizatorii aplicației, deci de către angajați. Reticența oamenilor la schimbare și rezistența pe care aceștia o opun este un aspect care trebuie anticipat. Astfel, cel mai bun lucru pe care managerii îl pot face în această situație este să se asigure că viteza de implementare a sistemului ERP în companie este aliniat cu capacitatea de adaptare la nou a angajaților.

Fiecare departament din companie are nevoi diferite în ceea ce privește sistemul ERP, așa că o abordare uniformă pentru toți angajații nu va fi niciodată cea potrivită. Asigurați-vă că toate configurările aplicației ERP sunt potrivite pentru fiecare departament și satisfac nevoile fiecăruia. Păstrați totul clar și simplu – cu cât intervin mai multe complicații, cu atât reacțiile de respingere vor fi mai puternice.

Rețineți că utilizatorii sistemului nu sunt și nu vor deveni niciodată experți ERP. În schimb, ei trebuie să fie experți în jobul zilnic pe care îl desfășoară în companie, iar sistemul ERP trebuie să fie un instrument care să îi ajute să-și dezvolte abilitățile în cel mai productiv mod. Desigur, fișa postului și atribuțiile unui angajat se pot schimba de la o zi la alta, așa că un utilizator ERP experimentat va ști să își ajusteze atribuțiile zilnice, să adauge noi procese, crescând astfel productivitatea și reducând timpul de lucru.

Transformarea sistemului ERP într-o aplicație prietenoasă și ușor de utilizat pentru angajați înseamnă că aceștia vor lucra mai puțin. Cea mai bună modalitate prin care companiile pot fructifica inteligent acest beneficiu este să utilizeze feed-urile de activități și notificările automate, în loc să îi oblige pe utilizatori să monitorizeze datele și procesele care rulează în sistemul ERP.

În cele din urmă, concentrați-vă pe instruirea și documentarea necesare pentru utilizarea corectă a sistemului ERP, suplimentar față de ceea ce vă pune la dispoziție furnizorul dumneavoastră IT. În acest fel, îi veți ajuta pe angajați să se familiarizeze mai rapid cu soluția, ceea ce va face mult mai ușoară adoptarea sistemului ERP în companie.