Prețul corect al unei soluții ERP. De ce ”low-cost” înseamnă ”mai scump”

Unul dintre cele mai importante criterii de luat în calcul în procesul de achiziție a unei soluții ERP este, bineînțeles, prețul. Și aici, la fel ca în majoritatea cazurilor, se aplică principiul universal ”cât plătești, atât primești”. Consecințele pe termen scurt, mediu și lung, sunt acelea ca, la doar câteva luni după ce implementează o soluție ieftină, business-urile ajung să plătească suplimentar costuri ”ascunse”, funcționalități extra care nu sunt incluse inițial, echipamente hardware suplimentare, servicii de suport extra etc.

Așadar, pe măsură ce studiați piața de sisteme ERP în căutarea celei mai bune opțiuni, trebuie să țineți cont că există o serie de aspecte care sunt cel puțin la fel de importante ca prețul.

Costul total de achiziție, mentenanță și servicii anexe (TCO – Total cost of ownership)

Costul total pe care îl plătim pentru ca un sistem ERP să funcționeze corect și complet are mai multe componente importante de luat în calcul: mentenanța anuală, customizările, training-ul, suportul oferit ulterior implementării, echipamentele hardware, update-urile etc. Așadar, deși primul impuls ar fi să cerem un preț de achiziție a soluției, în scurt timp vom constata ca serviciile anexe pot avea o valoare mai mare decât soluția în sine. Foarte important: asigurați-vă că știți de la început toate costurile pe care le implică un astfel de sistem.

Echipamentele și sistemele hardware necesare

Un alt aspect extrem de important de reținut atunci când decideți implementarea unui sistem ERP este platforma pe care acesta este dezvoltat și tehnologia utilizată. Departamentul IT din compania dvs poate lucra și poate asigura suport sistemului ERP? Puteți folosi aplicația și fără departamentul IT? Aveți nevoie de servere sau veți opta pentru o instalare în Cloud? Este necesar un upgrade sau o schimbare a sistemului de operare pentru ca soluția ERP să fie funcțională? Acestea sunt doar câteva dintre întrebările pe care trebuie să le aveți în vedere în mod obligatoriu.

Importanța personalizării soluției

Atunci când alegeți un sistem ERP, vă expuneți riscului uriaș de a descoperi, ulterior implementării proiectului, că sunt necesare parametrizări și personalizări suplimentare, pentru a putea opera toate task-urile necesare funcționării business-ului. De asemenea, personalizările presupun mentenanță și upgrade-uri suplimentare la soluția pe care deja ați contractat-o și plătit-o. Cel mai important lucru este ca furnizorul de la care veți cumpăra soluția și serviciile de implementare să vă asigure toate customizările necesare încă de la început și să vă informeze cu privire la costurile viitoare.

Rolul training-ului

Pentru a putea folosi sistemul ERP la capacitatea lui reală, instruirea constantă a userilor este obligatorie. Acest lucru presupune un cost greu de apreciat de la primul contact cu furnizorul IT, dar care trebuie luat în calcul negreșit. Dacă dezvoltatorul soluției vă oferă training-ul gratuit, trebuie să luați în calcul posibilitatea ca orele incluse să nu fie suficiente pentru ca toți angajații implicați să știe să folosească corect soluția. De cele mai multe ori, sunt necesare ore suplimentare care presupun un cost considerabil mai mare. Prin urmare, cel mai important aspect în acest caz este ca analiza inițială să fie extrem de bine documentată și clarificată înaintea semnării contractului.

Module și funcționalități

Majoritatea sistemelor ERP (chiar și cele mai ieftine) au o serie de module standard disponibile – financiar, contabilitate, gestiunea producției, salarizare etc. Înainte de achiziție, luați în considerare toate modulele de care aveți nevoie atât în momentul initial, cât și în viitorul apropiat și mediu. Este foarte important ca sistemul ERP să poată ține pasul cu creșterea companiei și cu dezvoltarea tehnologiilor de pe piață. De cele mai multe ori, sistemele ERP ieftine se cer a fi înlocuite la scurt timp după implementare.

Ușurința în utilizare

Un sistem ERP ieftin nu înseamnă neapărat că va fi și ușor de folosit. O soluție low-cost va fi cu siguranță mai simplă, însă nu va putea acoperi toate nevoile companiei în același timp. Un sistem ERP eficient trebuie să fie ușor de utilizat, pentru ca investiția ta să fie una de succes, iar angajații să reducă din timpul destinat operării în aplicație. De cele mai multe ori, furnizorii de soluții ERP de tip low-cost nu își permit să investească într-o interfață de ultimă generație, așa că utilizatorii acestor soluții pierd timp și bani, încercând să le folosească în activitatea zilnică.

Rolul suportului în timpul și după implementare

Pentru utilizarea unei soluții ERP, utilizatorii au nevoie, în general, de două tipuri de suport – în timpul și după implementare. Acesta este contextul în care apar, în general, majoritatea problemelor dintre client și furnizor. Orice companie care a decis implementarea unui sistem ERP trebuie să se stabilească alături de furnizor câteva puncte importante: dacă soluția va fi implementată pe serverul local sau în Cloud, care sunt metodele și opțiunile disponibile pentru oferirea suportului, dacă suportul este oferit direct de către furnizor sau de către un partener și care sunt costurile adiționale necesare pe toată durata contractului.

Suportul este un serviciu de care niciun business utilizator de soluții ERP nu se poate lipsi și care poate anula valoarea soluției, în cazul în care este oferit defectuos.