Cum să îți structurezi datele pentru utilizarea eficientă a unei soluții ERP

O aplicație ERP gestionează și utilizează o cantitate mare de informații. Ca să te asiguri că implementarea soluției are loc cu succes și că ulterior o vei putea utiliza într-un mod eficient, trebuie să acorzi o importanță deosebită modului în care îți structurezi informațiile atunci când le introduci în aplicație. Integritatea datelor din sistemul ERP este esențială dacă îți dorești să ai o imagine corectă asupra operațiunilor și dacă vrei să obții cele mai bune rezultate prin utilizarea unei aplicații ERP.

Un software ERP necesită informații structurate, corecte, fără erori sau conținut duplicat și trebuie introduse în aplicație într-un format compatibil cu sistemul ales. Fiind un proces complex, există câțiva pași de care îți recomandăm să ții cont atunci când începi migrarea datelor în sistemul ERP.

1. Dezvoltă un plan de migrare al datelor la nivelul întregii companii

Contrar concepției generale, migrarea datelor în noua aplicație ERP nu este doar responsabilitatea departamentului de IT, ci a întregii companii.  Scopul noului sistem este de a integra informațiile din toate departamentele într-o singură platformă, pentru a optimiza operațiunile și pentru a crește eficiența la nivelul întregii companii. Fiecare departament trebuie să fie implicat în procesul de migrare al datelor, iar pentru acest lucru ai nevoie de un plan. Începe cu identificarea activităților ce vor fi integrate în noul sistem ERP, alege care vor fi informațiile ce trebuie migrate, desemnează un responsabil pentru integritatatea datelor din fiecare departament, iar în final structurează-le corect. Planificarea acestor acțiuni este necesară pentru a-ți structura cu succes datele.

2. Stabilește care sunt datele pe care trebuie să le migrezi

Pentru a desfășura procesul de migrare al datelor trebuie să stabilești care sunt informațiile de care ai nevoie în noul sistem ERP. Începând cu detalii despre clienți, furnizori și până la informațiile financiare ale companiei tale, gândește-te foarte bine la toate datele care ai nevoie să fie integrate în noua aplicație. Pentru a-ți fi mai ușor, poți împărți informațiile pe categorii. Astfel te asiguri că nu pierzi din vedere niciun aspect important al afacerii tale și îți va fi mult mai ușor să obții o imagine de ansamblu asupra informațiilor din compania ta.

3. Organizează-ți informațiile în funcție de anumite standarde

Înainte de implementarea unui ERP, în compania ta au fost probabil folosite numeroase alte soluții, fiecare având un mod diferit de a stoca informațiile. Cu siguranța va fi necesar să utilizezi date din sistemele anterioare, așa că asigură-te că le vei trimite implementatorului într-un format suportat de noua aplicație ERP. Informațiile de la fiecare departament trebuie să se regăsească într-un mod unitar, astfel încât trebuie să definești niște standarde. Acest proces va necesita o colaborare interdepartamentală strânsă ca să stabilești cum pot fi informațiile redefinite, astfel încât să fie compatibile cu formatul utilizat de aplicația ERP.

4. Curăță bazele de date și elimină informațiile duplicate

Calitatea datelor este esențială pentru buna funcționare a unui sistem ERP. Înainte de a fi migrate în aplicație, informațiile trebuie „curățate”. Și de această dată, responsabilitatea trebuie atribuită fiecărui departament în parte, cu susținerea specialiștilor IT. Câteva exemple de informații care trebuie eliminate sunt datele care nu mai sunt valabile, câmpurile libere din rapoarte, sau codurile vechi care nu mai sunt actuale. De asemenea, acum este momentul potrivit să evaluezi cu strictețe informațiile de care ai cu adevărat nevoie în noul sistem ERP, ca să elimini datele irelevante. Acordă atenție și informațiilor duplicate, fie că este vorba de un client sau furnizor introdus de două ori în bazele de date sau aceleași produse care se regăsesc de mai multe ori.

5. Desfășoară teste împreună cu implementatorul

După ce ți-ai organizat informațiile într-un mod structurat și te-ai asigurat că datele au calitatea pe care ți-o dorești, procesul de migrare al datelor este aproape gata, însă nu te grăbi. Ca să te asiguri că migrarea datelor se desfășoară fără probleme, testează împreună cu implementatorul o parte din date și verifică dacă se încarcă corect în noul sistem ERP. Trebuie să vezi exact cum gestionează aplicația ERP noile date introduse. Simulează procesele operaționale zilnice pe care le vei desfășura, astfel încât să identifici din timp posibilele probleme. Desfăsoară toate testele necesare înainte de a începe migrarea propriu-zisă a datelor și ai grijă să oferi feedback detaliat și corect implementatorului pentru toate operațiunile.

Implementarea unei soluții ERP reprezintă o provocare pentru fiecare business, așadar este important să te asiguri că facilitezi această tranziție prin structurarea corectă a datelor ce vor fi migrate în noua aplicație. Chiar dacă la început procesul necesită un efort suplimentar, rezultatele nu vor întârzia să apară. Acuratețea datelor migrate către o aplicație ERP este crucială, însă dacă vei urma pașii de mai sus, cu siguranță vei reuși să desfășori întregul proces cu succes.

Vrei să afli mai multe despre Soft1 Cloud ERP? Testează demo gratuit! Soluția noastră îți oferă toate avantajele de care ai nevoie ca să te bucuri de un software de business avansat: flexibilitate în operare, mobilitate și maximum de securitate, la cele mai mici costuri.