Cele mai importante aspecte pe care trebuie să le cunoști despre achiziția unei soluții ERP

Iei în considerare achiziționarea și implementarea unui soft ERP? Investiția într-un astfel de sistem va avea un impact semnificativ asupra dezvoltării afacerii tale, iar beneficiile pe care le vei obține pe termen lung sunt de necontestat. Cu toate acestea, procesul de selecție al ERP-ului potrivit pentru afacerea ta poate deveni copleșitor și este esențial să te informezi într-un mod adecvat înainte de a lua decizia finală. Care sunt aspectele cărora trebuie să le acorzi atenție? Pe lângă funcționalitățile oferite, costurile de achiziție ale unui soft ERP joacă un rol extrem de important în procesul de decizie. Citește în continuare articolul nostru ca să descoperi care sunt costurile pe care trebuie să le ai în vedere atunci când dorești achiziționarea unei soluții ERP.

Variantele de licențiere disponibile

Sistemele ERP sunt disponibile fie prin achiziționarea licenței software (versiunea On-Premise a aplicației) sau printr-un abonament anual. (pentru versiunea în Cloud) Care este diferența dintre cele două variante de licențiere?

Alegerea licenței software înseamnă că organizația ta va cumpăra sistemul ERP prin achiziția licenței de utilizare pe o perioadă nedeterminată de timp. În cazul în care optezi pentru această opțiune trebuie să ții cont, însă, și de faptul că vei avea costuri suplimentare cu achiziția echipamentelor hardware și a serverelor necesare pentru operarea sistemului ERP, precum și cheltuieli mai mari în momentul în care vei decide să faci un upgrade al aplicației. Este o soluție potrivită pentru o companie cu un buget care poate să susțină o investiție inițială mai mare, dar și cheltuielile ulterioare aferente mentenanței sistemului.

Pe de altă parte, dacă alegi achiziționarea soft-ului ERP printr-un abonament anual, singura cheltuială pe care o vei avea este costul abonamentului. În acest caz nu vei mai avea nevoie de sisteme hardware pentru utilizarea aplicației, iar upgrade-ul va fi făcut automat de către furnizorul tău, astfel încât să utilizezi în orice moment cea mai nouă versiune a soluției. De exemplu, Soft1 Cloud ERP poate fi achiziționat cu un abonament de doar 42 euro / lună pentru un utilizator. Soluțiile Cloud ERP sunt ideale mai ales pentru companiile mici sau medii, ce doresc să evite costurile mari de achiziție. În plus, avantajul utilizării unei aplicații stocate în Cloud este că îți oferă și maximum de siguranță a datelor.

Costurile de implementare și utilizare a aplicației

Pe lângă costurile de achiziție ale unui sistem ERP, există și alte cheltuieli pe care trebuie să le ai în vedere atunci când alegi o aplicație ERP. Care sunt acestea?

1. Costurile de implementare și personalizare

Costurile de implementare ale sistemului ERP sunt, deseori, cele mai mari. Acest lucru se datorează complexității întregului proces, care implică o analiză detaliată a fluxurilor de lucru existente în cadrul companiei tale și transpunerea lor în aplicația ERP. De asemenea, în cazul în care ai nevoie și de personalizarea soft-ului și integrarea acestuia cu aplicațiile deja utilizate, activitatea de implementare va deveni și mai complexă. De la implementarea propriu-zisă, la migrarea datelor, testare și până la go-live, implementarea unui ERP este un proces mai costisitor și de lungă durată.  În cazul versiunii On-Premise, implementarea include și testări suplimentare ale componentelor hardware, precum și verificarea compatibilității cu serverele clientului. În această etapă, pentru a evita cheltuielile suplimentare, îți recomandăm să analizezi cu atenție procesele pe care le desfășori și să identifici înainte de începerea implementării care sunt fluxurile de lucru pe care vrei să le optimizezi.

2. Costurile de mentenanță 

Mentenanța aplicației îți garantează că utilizezi un sistem ERP funcțional și viabil pe termen lung. De exemplu, în cazul în care ai nevoie să imporți noi date externe, să faci un upgrade sau o customizare pentru un proces nou, pentru toate aceste acțiuni vei avea și noi cheltuieli pe care trebuie să le ai în vedere atunci când îți construiești bugetul.

3. Costurile de training

Chiar dacă ai finalizat cu succes etapa de implementare a soft-ului ERP, pentru a utiliza corect noul sistem astfel încât să fructifici la maximum beneficiile oferite, angajații tăi vor avea nevoie și de un training avansat. Asigură-te că furnizorul tău ERP îți poate asigura aceste servicii și că îți comunică într-un mod transparent costurile pe care le implică.

4. Costurile de suport

Serviciile de suport îți vor oferi încrederea și siguranța că, în cazul apariției unei erori sau a unui bug, problema va fi rezolvată rapid, iar sistemul nu va deveni nefuncțional. Costurile de suport sunt cheltuieli recurente, așadar va trebui să negociezi cu implementatorul ERP tariful pentru aceste servicii, astfel încât să ai garanția că vei beneficia de susținere în utilizarea soft-ului ERP oricând vei avea nevoie.

În concluzie, costul de achiziție și utilizare al unei soluții ERP variază în funcție de nevoile fiecărei companii în parte și, implicit, în funcție de funcționalitățile alese. Înainte de a lua o decizie, este necesar să analizezi cu atenție ofertele primite de la mai mulți furnizori ERP, precum și să afli care sunt costurile ascunse pe care trebuie să le iei în considerare atunci când îți construiești bugetul. Deseori, o companie mică va avea cheltuieli de achiziție semnificativ mai reduse decât o companie mare, cu fluxuri de lucru complexe.

Știai că achiziționarea unei aplicații ERP printr-o licență software (versiune On-Premise) prin profitul reinvestit beneficiează de scutirea impozitului?

În cazul în care ești interesat de achiziționarea unui ERP în versiunea On-Premise, beneficiezi și de facilități fiscale! Conform Legii 227/2015, Art. 22, costul total aferent licenței ERP va putea fi dedus din impozitul pe profit.

Ce este profitul reinvestit? Profitul pe care îl investești pentru achiziționarea echipamentelor tehnologice, a activelor utilizate în activitatea de producție și procesare sau activelor pentru retehnologizare, ori a calculatoarelor, echipamentelor periferice și a programelor informatice.

Vrei să afli mai multe informații despre costurile implementării soluției Soft1 ERP? Contactează-ne aici, iar echipa noastră îți va oferi toate detaliile de care ai nevoie!