Sistemul RO e-Factura pentru tranzacțiile B2C: opțional de la 1 iulie 2024, obligatoriu de la 1 ianuarie 2025

Tranzacțiile comerciale din România vor suferi o transformare semnificativă odată cu implementarea obligatorie a sistemului de facturare electronică RO e-Factura și pentru companiile catre desfășoară tranzacții business to consumer (B2C). Această schimbare este parte dintr-o inițiativă largă de digitalizare a proceselor financiare și fiscale din țară, punând bazele unei economii mai transparente și mai eficiente.

Așadar, începând cu 1 ianuarie 2025, România va implementa obligatoriu sistemul de facturare electronică RO e-Factura pentru tranzacțiile dintre companii și consumatorii finali (B2C). Această decizie vine în urma Ordonanței de Urgență nr. 69/2024, publicată în Monitorul Oficial al României pe 21 iunie 2024, care extinde utilizarea e-Factura și pentru această categorie de operatori economici.

Începând cu data de 1 iulie 2024 și până la 31 decembrie 2024, utilizarea e-Factura pentru tranzacțiile B2C rămâne opțională, permițând companiilor să se adapteze treptat la noile cerințe. Această perioadă de tranziție oferă firmelor oportunitatea de a se înregistra în sistemul RO e-Factura și de a implementa soluții software potrivite, precum e-Factura de la SOFTONE împreună cu SOFTONE ERP, pentru a asigura conformitatea cu noile reguli.

Pentru a evita penalitățile și pentru a beneficia de avantajele oferite de digitalizarea proceselor financiare, cum ar fi oprimizarea proceselor interne, reducerea erorilor și simplificarea raportării fiscale, este imperativ ca afacerile să se conformeze și pregătească din timp.

De ce RO e-Factura este viitorul tranzacțiilor B2C în România

Digitalizarea proceselor fiscale este nu doar un trend global, ci și o necesitate pentru dezvoltarea economică și administrativă. RO e-Factura oferă numeroase beneficii pentru toți jucătorii din piață. Automatizarea facturării reduce considerabil timpul și resursele necesare pentru gestionarea documentelor fiscale. În plus, facturile electronice permit o transparență sporită a tranzacțiilor, diminuând riscurile de fraudă și evaziune fiscală. Accesibilitatea și conveniența sunt alte avantaje semnificative, deoarece atât companiile, cât și consumatorii pot accesa rapid și ușor facturile, indiferent de locul și momentul în care se află.

Prin digitalizarea procesului de facturare, afacerile din România sunt pregătite să gestioneze mai eficient fluxurile de lucru, să reducă erorile umane și să minimizeze costurile asociate manipulării hârtiilor.

România se alătură astfel țărilor europene care au adoptat standarde similare de facturare electronică, facilitând un mediu de afaceri mai sigur și predictibil.

 Calendarul de implementare: ce trebuie să știi?

Implementarea RO e-Factura se desfășoară în două etape. În perioada 1 iulie 2024 – 31 decembrie 2024, utilizarea sistemului este opțională pentru tranzacțiile B2C. Această perioadă de tranziție este esențială pentru ca afacerile să se adapteze noilor cerințe și să testeze sistemul fără presiunea unor sancțiuni iminente. Este momentul ideal pentru companii să își evalueze procesele interne și să înceapă integrarea soluțiilor software necesare.

Începând cu 1 ianuarie 2025, utilizarea sistemului RO e-Factura devine obligatorie pentru toate companiile care emit facturi către consumatori. Pregătirea din timp este esențială pentru a evita sancțiunile și pentru a asigura o tranziție lină la noul sistem. Afacerile trebuie să se asigure că sunt complet conforme cu noile reglementări și că personalul lor este bine instruit în utilizarea noilor soluții de facturare electronică.

Cum să te pregătești pentru obligativitatea RO e-Factura

Pentru a te conforma noilor reglementări, este important să urmezi câțiva pași esențiali. Primul pas este înscrierea în platforma națională de facturare electronică RO e-Factura. Acest proces presupune completarea unor formulare specifice și obținerea acreditărilor necesare pentru a opera în cadrul sistemului.

Următorul pas este integrarea unui software de facturare electronică. Soluția noastră, e-Factura, facilitează gestionarea facturilor electronice conform reglementărilor impuse de ANAF. Evaluarea necesităților specifice ale afacerii tale este extrem de relevantă pentru a integra corect sistemul de facturare electronică. Analizează fluxurile interne și identifică zonele care necesită ajustări pentru a optimiza procesul de facturare. Alege o soluție care să se integreze perfect cu sistemele pe care le folosești deja pentru gestionarea proceselor tale, precum SOFTONE Cloud ERP și asigură-te că beneficiezi de implementare rapidă și costuri reduse.

Odată ce sistemul este implementat, următorul pas important este instruirea echipei și adaptarea procedurilor interne pentru a se alinia cu noile cerințe digitale. Este esențial ca toți cei implicați să fie familiarizați cu funcționalitățile software-ului ales și să înțeleagă modul corect de utilizare a acestuia pentru a maximiza beneficiile aduse de digitalizare.

Provocări și oportunități în tranziția către e-Factura

Tranziția către facturarea electronică vine cu provocări, dar și cu numeroase oportunități. În timpul acestui proces, întreprinderile se confruntă cu diverse provocări care pot încetini adoptarea noii tehnologii. Printre obstacolele comune se numără costurile inițiale pentru implementare și formare, rezistența la schimbare din partea personalului, problemele tehnice și necesitatea conformării la cerințele tehnice și legislative noi.

Cu toate acestea, obstacolele pot fi depășite printr-o planificare și pregătire adecvată, investiții în formarea angajaților și alegerea unei soluții software potrivite pentru a asigura o integrare fără probleme a sistemului de facturare electronica.

Pe de altă parte, implementarea e-Factura pregătește terenul pentru alte inițiative digitale, sporind competitivitatea și eficiența afacerii tale. De exemplu, facturarea electronică poate facilita analiza datelor financiare și îmbunătăți gestionarea fluxurilor de numerar. Pe termen lung, digitalizarea proceselor fiscale va conduce la un mediu de afaceri mai transparent și mai eficient.

Impactul pe termen lung asupra mediului de afaceri din România va fi semnificativ. Pe lângă reducerea birocrației și a costurilor administrative, digitalizarea va crea un cadru mai predictibil și mai sigur pentru desfășurarea activităților economice. Acest lucru va atrage investitori și va stimula creșterea economică pe termen lung.

Obligații, excepții și sancțiuni în caz de neconformare

De la 1 ianuarie 2025, toate persoanele impozabile care emit facturi către consumatori vor trebui să utilizeze sistemul electronic, cu excepția unor categorii specifice temporar exceptate, cum ar fi asociațiile, fundațiile și agricultorii persoane fizice în regim special pentru agricultori, care pot opta să amâne utilizarea până la 30 iunie 2025. Această perioadă de tranziție le oferă timp să se adapteze și să implementeze noile cerințe legislative.

În ceea ce privește tipurile de facturi care nu intră sub incidența obligativității, acestea includ operațiunile neimpozabile conform Codului fiscal, cum ar fi sumele care nu se includ în baza de impozitare a TVA-ului. În cazul în care beneficiarii nu primesc facturile prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut, aceștia au dreptul să notifice organele fiscale competente. În plus, nerespectarea termenelor și a cerințelor legislative poate atrage sancțiuni în conformitate cu prevederile legale, iar organele fiscale vor monitoriza și aplica aceste măsuri în caz de neconformare.

Concluzie

Dincolo de obligațiile și provocările pe care le aduce implementarea sistemului e-Factura, adoptarea sistemului reprezintă un pas major spre digitalizarea fiscală în România, aducând beneficii semnificative atât pentru afaceri, cât și pentru consumatori. RO e-Factura reprezintă nu doar o schimbare legislativă, ci și o oportunitate pentru modernizarea și îmbunătățirea eficienței economice în România. Pentru a fi pregătite, companiile trebuie să înceapă urgent procesul de înregistrare și de integrare a softului adecvat.

Este esențial ca întreprinderile să fie informate și să se pregătească corespunzător pentru aceste schimbări legislative pentru a evita penalitățile și pentru a asigura respectarea normelor fiscale într-un mod eficient și fără probleme. Adaptarea la noul cadru legal va implica o gestionare riguroasă a proceselor interne și o comunicare clară cu organele fiscale pentru a asigura conformitatea continuă și operarea fără întreruperi în activitatea economică.

Soluția e-Factura de la SOFTONE, 100%  integrată cu SOFTONE Cloud ERP, este proiectată să faciliteze această tranziție, oferind un instrument eficient pentru gestionarea facturilor electronice. Prin implementarea unei astfel de soluții, afacerea ta va fi nu doar conformă cu noile reglementări, ci și mai competitivă într-o piață din ce în ce mai complexă și digitalizată.