Cât durează implementarea unui sistem ERP?

O implementare ERP este un proiect major care necesită investiții substanțiale de timp și resurse din partea unei companii pentru a se obține un ROI semnificativ. După cum probabil vă imaginați, răspunsul la această întrebare nu este unul standard, prestabilit. Perioada de timp necesară implementării unei soluții ERP depinde de o serie de variabile. Stabilirea duratei unei implementări este un task dificil, însă trebuie realizat cu o acuratețe cât mai mare. Estimarea greșită a datei de “go-live” vă poate costa mai mult timp și bani decât ați alocat.

Care ar fi însă factorii pe care trebuie să îi aveți în vedere astfel încât să puteți stabili un calendar de implementare cât mai clar?

1. Cât durează, de fapt, o implementare de ERP?

Depinde foarte mult de specificul fiecărui business. Poate dura oricât, de la trei luni la câțiva ani. Timpul de implementare depinde de numărul de module dorite, resursele disponibile și locațiile în care va fi implementata, precum și personalizarea și conversia datelor.

2. Cum facem o estimare realistă a timpului necesar?

Veți dori să stabiliți cât timp vă consumă fiecare dintre elementele menționate mai sus. Fiecare are un anumit impact asupra timpului total necesar. De asemenea, o companie trebuie să definească tipul de raportare, opțiunile din dashboard și să stabilească dacă există rapoarte personalizate care vor trebui configurate în cadrul sistemului ERP. În plus, clientul trebuie să prezinte un număr exact de utilizatori de afaceri pentru a permite echipei de implementare să identifice complexități adăugate. Fiecare dintre acești utilizatori va trebui să fie instruit pe noul sistem. Clientul ar trebui să colaboreze cu un partener cu experiență care să poată asigura că toate sarcinile utilizatorului sunt finalizate la timp.

3. Când va fi “go-live-ul”?

Aceasta este o întrebare pe care mulți uită să o adreseze în prima etapă a proiectului. Totuși, acest termen ar trebui să fie un element pe care să pe care să îl aibă în vedere la validarea/selecția sistemului, nu un lucru stabilit pe parcursul implementării.

Este important să integrați un plan de comunicare eficient în fiecare fază a proiectului de implementare. Acesta implică întâlniri săptămânale între reprezentanții companiei și echipa de implementare pentru status update încă de la începutul proiectului. Atât echipa de implementare, cât și responsabilii de proiect trebuie să își seteze așteptări realiste și să convină asupra priorităților.

Un alt element care vă ajută să preveniți prelungirea/amânarea termenului de go-live este stabilirea unor responsabili în cadrul proiectului și trasarea unor task-uri clare.

4. Există diferențe între timpul de implementare pentru cloud față de varianta on-premise?

Da. Sistemele on-premise necesită achiziționarea și configurarea hardware-ului (computere, servere etc.) și din acest motiv presupune un timp mult mai mare pentru implementare. Nu există nicio modalitate de a estima exact perioada de timp necesară pentru ca un furnizor să livreze hardware-ul necesar. Totuși, echipa beneficiarului poate folosi acest timp pentru a se documenta și a se familiariza cu noul sistem. Pe de altă parte, tehnologia bazată pe cloud poate fi accesată de aproape oriunde există o rețea wireless și nu are nevoie de achiziții suplimentare de hardware.

5. Care sunt semnele ce indică o posibilă depășire a datei inițiale pentru go-live?

Un meeting pentru status-update intre client și compania care se ocupa de implementare ar trebui organizat săptămânal pentru respectărea planului de implemnetare. Lipsa acestei întâlniri poate cauza neînțelegeri și, implicit, întârzieri. De asemenea, dacă departamentul IT este singura echipă angajată în proiect, acest lucru poate cauza probleme. Specialiștii IT înțeleg aspectele tehnice, însă nu pot evalua și soluționă aspect ce țin de fluidizarea proceselor de business. Aici trebuie să fie implicați managerii tuturor departamentelor ce vor fi implicate în / afectate de adoptarea sistemului ERP.

De asemenea, pentru a fi convertite și transferate în mod eficient, bazele de date nu trebuie să conțină erori și nici duplicate. Migrarea datelor și conversia acestora necesită timp – iar timpul înseamnă bani. Cu cât mai multe date trebuie mutate sau convertite, cu atât implementarea vă dura mai mult.

Utilizatorii trebuie să fie educați în mod adecvat cu privire la specificațiile noului sistem și a proceselor pe care le vor efectua zilnic. Educația lor începe de la începutul proiectului. Un partener de implementare ar trebui să solicite utilizatorilor să examineze materiale despre software-ul ERP în avans. Este important să le ofere documente ce explică scopul sistemului, rolul lor în utilizarea acestuia și importanța să pentru companie lor. Aceast task familiarizează utilizatorii cu sistemul și asigură cea mai mare rentabilitate a investiției după go-live.

6. Când este un moment nepotrivit pentru go-live?

Un client nu ar trebui să planifice go-live-ul la 1 ianuarie fară să considere și contextul. Multe companii își propun să dea sistemul în folosință până la 1 ianuarie pentru a reduce taxele de reînnoire a fostului lor sistem. Atingerea acestui obiectiv însă depinde de momentul în care a fost demarat proiectul. Implementarea unui ERP este un proiect foarte amplu și se poate dovedi dificil de administrat în perioadele încărcate. Iată de ce este importantă o planificare riguroasă care să tina cont atât de data de expirare a sistemului existent, cât și de timpul necesar implementarii noii soluții astfel încât aceasta să fie perfect funcțională în timp util pentru a răspunde cerințelor sezonului său de vârf.

În concluzie, companiile care mapează cât mai riguros proiectul de la început vor fi cel mai bine pregătite pentru a face față cerințelor unei implementări a sistemului ERP. Aceasta înseamnă să înțelegeți obiectivele proiectului, să setați așteptări realiste și să înțelegeți pe deplin ceea ce software-ul poate și nu poate face înainte de a stabili un deadline.