Raportarea SAF-T obligatorie și pentru contribuabilii mici de la 1 ianuarie 2025

În ultimii ani, autoritățile fiscale din România au pus un accent tot mai mare pe transparența financiară și digitalizarea raportării fiscale. Una dintre cele mai importante măsuri în acest sens a fost introducerea raportării SAF-T (Standard Audit File for Tax), care se transmite prin Declarația informativă D406. Această nouă inițiativă este menită să reducă birocrația și să optimizeze procesele de raportare fiscală în întreaga țară.

Începând cu 1 ianuarie 2025, contribuabilii mici din România vor trebui să se conformeze noii obligați fiscale. Acest pas esențial în procesul de digitalizare fiscală a fost implementat treptat, iar acum se extinde și la această categorie de contribuabili. Pentru a evita sancțiunile, dar și pentru a spori transparența și eficiența administrativă a companiei, antreprenorii trebuie să se informeze din timp și să se asigure că iau toate măsurile pentru a fi în pas cu digitalizarea. Această schimbare aduce cu sine provocări și oportunități, iar înțelegerea corectă a procesului este esențială pentru a naviga cu succes prin noile cerințe. Așadar, dacă te încadrezi în categoria contribuabililor mici, asigură-te că alegi și implementezi în timp util soluțiile software necesare pentru a te conforma obligativității. Utilizarea unui software compatibil cu SAF-T, precum SOFTONE ERP, poate facilita procesul și poate optimiza gestionarea internă a documentelor fiscale.

Ce este SAF-T ?

SAF-T reprezintă un format electronic standardizat (.xml) utilizat pentru transmiterea datelor contabile și fiscale de la companii către autoritățile fiscale. Dezvoltat de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OECD), acest sistem permite generarea unui fișier electronic care include informații detaliate despre tranzacțiile economice ale unei companii, de la facturi și plăți, până la stocuri și alte date contabile relevante. Fișierul facilitează procesul de audit și verificare fiscală, oferind un acces detaliat la informațiile companiilor.

În România, raportarea SAF-T a fost implementată în etape, începând cu anul 2022 pentru contribuabilii mari și 2023 pentru cei mijlocii. Micii contribuabili vor fi afectați începând cu 2025, conform calendarului de implementare stabilit de ANAF. De la  1 ianuarie 2025, cei din urmă vor fi obligați să transmită fișierul SAF-T către ANAF, în funcție de termenele stabilite pentru fiecare tip de raportare: lunară, trimestrială sau anuală.

Contribuabili mici, mijlocii sau mari : cum știi unde se încadrează compania ta?

Încadrarea în categoria contribuabililor mici este stabilită pe baza criteriilor de mărime definite de ANAF, luând în considerare cifra de afaceri anuală și numărul de angajați. Contribuabilii mici sunt acele firme care nu depășesc anumite praguri în ceea ce privește veniturile și personalul, spre deosebire de contribuabilii mijlocii sau mari, care au obligații fiscale suplimentare și mai complexe. În Ordinul nr. 1922/2023 din 6 decembrie 2023, s-au stabilit contribuabilii mari și mijlocii, prin intermediul listelor disponibile de la 1 ianuarie 2024. Astfel, organizațiile care nu se regăsesc în aceste liste au fost încadrați drept contribuabili mici.

Calendarul de implementare: ce trebuie să știi?

Calendarul de implementare oferă timp pentru a evalua și a ajusta sistemele contabile existente, pentru a integra noile soluții software necesare și pentru a pregăti angajații pentru utilizarea noilor proceduri. În această perioadă, este esențial ca firmele să testeze și să adapteze soluțiile software pentru a se asigura că sunt conforme cu cerințele SAF-T.

Declarația informativă D406 trebuie depusă periodic, conform următorului program:

• Raportare lunară: declarația se depune în luna curentă pentru luna anterioară.
• Raportare trimestrială: declarația se depune în luna de după trimestrul vizat.
• Raportare anuală: pentru activele deținute, declarația se depune la termenul situațiilor financiare anuale.

Cum te pregătești pentru raportarea SAF-T?

Pentru a depune corect și la timp Declarația 406, iată câteva pași esențiali:

1. Accesează site-ul ANAF pentru a verifica dacă firma ta este înregistrată ca mare, mijlocie sau mică. Dacă nu apare în listele disponibile, înseamnă că ea face parte din categoria micilor contribuabili și vei începe raportarea SAF-T în 2025.

2. Adaptează-ți sistemul informatic! Implementarea SAF-T necesită adesea modificări ale sistemelor contabile pentru a se conforma cerințelor specifice. De exemplu, codurile de taxă pentru impozitul cu reținere la sursă trebuie să fie corect gestionate și automatizate, ceea ce poate fi complex de realizat manual. Verifică dacă sistemul tău contabil este compatibil cu cerințele SAF-T. În caz contrar, va fi necesară o actualizare sau integrarea unui nou sistem care să faciliteze raportarea în format XML.

3. Utilizează soluții software potrivite! Pentru a simplifica procesul, poți folosi sisteme software specializate care automatizează generarea și transmiterea fișierelor SAF-T, precum cel de la SOFTONE. Aceste soluții sunt dezvoltate pentru a asigura conformitatea și a reduce riscurile. O soluție ERP integrată facilitează generarea și transmiterea fișierelor SAF-T, asigurând o conformitate simplificată cu noile cerințe.

4. Asigură-te că personalul tău este bine pregătit pentru a gestiona noile cerințe! Instruirea adecvată va reduce erorile și va spori eficiența proceselor interne.

5. Începe implementarea și testarea sistemului înainte de termenul limită pentru a identifica și corecta posibilele probleme! Acest lucru va permite o tranziție mai lină și fără probleme.

6. Respectă termenele! Respectarea termenelor de depunere este crucială pentru evitarea sancțiunilor. Verifică regulat calendarul termenelor și asigură-te că documentele sunt completate și transmise la timp.

Provocări și oportunități

Tranziția către raportarea SAF-T poate aduce provocări, dar și oportunități. Ajustarea software-urilor contabile, alinierea datelor între diferitele aplicații și instruirea angajaților sunt doar câteva dintre provocările pe care IMM-urile  trebuie să le depășească în următoarele luni. De asemenea, pentru micile afaceri, adaptarea la aceste cerințe poate fi complexă. Majoritatea micilor contribuabili nu sunt familiarizați cu procesul de raportare SAF-T, ceea ce poate genera dificultăți în integrarea și gestionarea datelor necesare. De exemplu, corelarea informațiilor din documentele suport cu regulile de validare ale ANAF poate fi o provocare, iar lipsa sincronizării datelor între sistemul de contabilitate și cel de gestiune poate complica și mai mult raportarea. De asemenea, automatizarea codurilor de taxă pentru impozitul cu reținere la sursă poate fi o provocare, necesitând adesea analize manuale laborioase. Posibilele costuri suplimentare pot fi, de asemenea, problematice.

În ciuda obstacolelor, raportarea SAF-T aduce și numeroase beneficii. Automatizarea procesului de depunere a declarațiilor va reduce erorile umane și va economisi timp prețios, oferind în același timp o mai bună organizare a datelor fiscale. De asemenea, conformarea cu SAF-T va facilita un mediu de afaceri mai transparent și mai eficient, pregătind micile întreprinderi pentru viitoarele cerințe fiscale și reglementări internaționale. Firmele care se adaptează rapid vor beneficia de o mai bună gestionare a datelor fiscale și vor evita sancțiuni semnificative.

Sancțiuni în caz de neconformare

Nerespectarea termenelor și cerințelor legate de raportarea SAF-T poate atrage sancțiuni semnificative. Contribuabilii care nu transmit la timp fișierele SAF-T la timp riscă amenzi cuprinse între 1.000 și 5.000 de lei, în timp ce depunerea incorectă sau incompletă se amendează cu sume de la 500 la 1500 lei. ANAF va aplica aceste sancțiuni după o perioadă de grație inițială, destinată să permită firmelor să se adapteze la noul sistem fără penalități imediate.

Este recomandat să începi pregătirile din timp pentru a evita penalitățile și a te asigura că sistemul tău informatic este complet funcțional înainte de introducerea obligației în 2025.

Concluzie

Așadar, după ce contribuabilii mari au fost primii care au început să raporteze în cadrul SAF-T în 2022, iar cei mijlocii li s-au alăturat în 2023, acum a venit rândul contribuabililor mici să se pregătească pentru această schimbare majoră. Începând cu 1 ianuarie 2025, ei vor fi obligați să transmită către ANAF fișierul standard de audit fiscal (D406), un document electronic care va include date detaliate despre toate tranzacțiile și operațiunile contabile desfășurate.

Adoptarea raportării SAF-T de către contribuabilii mici nu este doar o obligație legală, ci și o oportunitate de modernizare a practicilor contabile și de îmbunătățire a transparenței fiscale. Cu soluțiile SOFTONE, contribuabilii mici pot face tranziția la noul sistem fără dificultăți majore, asigurându-se că respectă toate cerințele legale și evită sancțiunile. Pe măsură ce termenul de 1 ianuarie 2025 se apropie, este crucial ca toate firmele să înceapă pregătirile pentru a se conforma cu cerințele SAF-T, asigurându-se astfel că rămân competitive într-un mediu de afaceri din ce în ce mai complex.

Modulul SAF-T din SOFTONE ERP este special conceput pentru a genera și transmite automat fișierele SAF-T către ANAF, eliminând riscul de erori și reducând semnificativ volumul de muncă necesar pentru a respecta obligațiile de raportare. Pentru a începe cu dreptul în era digitalizării fiscale, explorează soluțiile oferite de SOFTONE și descoperă cum poți transforma gestionarea raportării SAF-T într-un proces simplu și eficient!