Ce este un sistem ERP?
Acronimul ERP provine de la conceptul de Enterprise Resource Planning, care se traduce prin "Planificarea Resurselor Companiei". Există, atât în cărți cât și pe Internet, nenumărate analize și lucrări științifice despre sistemele ERP. Totuși, cea mai corectă și conformă cu realitatea definește aplicațiile ERP ca fiind un sistem software care gestionează integral toate operațiunile unei companii, pentru a crește performanța business-ului. (Wikipedia ERP definition). Acest lucru poate fi realizat printr-o gestiune inteligentă și raționalizată a datelor și resurselor unui business (HR, materiale și materii prime, resurse financiare etc).
ERP: Istoricul termenului
Încă de la începutul anilor 1990, când era folosit pentru a introduce funcționalități de contabilitate și resurse umane/payroll în MRP (Managementul Resurselor de Producție), sistemul ERP a evoluat tehnologic într-un ritm extrem de alert.Așadar, sistemele ERP moderne incorporează multe alte funcționalități, cum ar fi managementul relațiilor cu clienții (CRM), Gestiunea Depozitelor (WMS), Transferurile de Date Electronice (EDI), și chiar sistemele IQM (Intergrated Quality Management)
Mulți oameni confundă sistemele ERP cu softurile comerciale clasice. Cu toate acestea, un sistem ERP reprezintă mult mai mult decât un simplu sistem de contabilitate.
Diferența majoră constă în faptul că un sistem ERP poate edita, modela și utiliza toate informațiile și operațiunile de business ale unei companii, incluzând: servicii financiare, resurse umane și procesele de aprovizionare sau relațiile cu clienții.
Toate acestea au devenit posibile mulțumită posibilității de centralizare a unei baze de date unice, unde toate informațiile de business și tranzacțiile sunt monitorizate în timp real.
Beneficiile unui sistem ERP
O soluție ERP poate ajuta companiile să:
Crească cifra de afaceri
Eficientizeze activitatea prin centralizarea operațiunilor (Financiar și Contabilitate, Producție, Procedurile de Aprovizionare, Managementul Relațiilor cu Clienții, Resursele Umane, Raportarea/BI)
Îmbunătățească productivitatea resurselor umane, prin automatizarea procedurilor
Reducă costurile operaționale
Crească securitatea datelor de business
Extragă informații din diferite departamente ale companiei
Ce include un sistem ERP?
În esență, un sistem ERP încorporează module diverse, care pot fi folosite de către companii pentru a aduna, stoca, gestiona și interpreta datele pentru toate activitățile necesare unui business.
Printre cele mai importante module ale unui sistem ERP se numără:
- Management comercial
- Management financiar
- Venituri și Cheltuieli
- Contabilitate generală
- Gestiunea Mijloacelor Fixe
- Managementul Depozitelor
- Managementul Resurselor Umane (HRM)
- Salarizare
- Managementul Distribuției
- Managementul Procesului de Aprovizionare
- Managementul Relației cu Clienții (CRM)
- Managementul Vânzării cu Amănuntul
- Design-ul de produs
- Managementul Producției
- Managementul Serviciilor
- Contabilitate Financiară
- Vânzări
- Marketing
- Facturare (Electronică)
Această structură oferă o flexibilitate uriașă unei aplicații ERP, din moment ce soluția este adaptată de fiecare dată nevoilor clientului.
De exemplu, un magazin care se concentrează exclusiv pe vânzarea produselor, poate instala doar modulele care îi sunt strict necesare acestei activități: contabilitate, managementul depozitelor și lansare/plasare comenzi. O fabrică, pe de altă parte, va avea nevoie și de module precum Managementul producției, al materiilor prime și al furnizorilor.
Este important de reținut că nevoile fiecărei companii pot fi diferite de la un caz la altul, chiar daca acestea fac parte, spre exemplu, din aceeași industrie. Capacitatea unui ERP dezvoltat într-un mod profesionist – cum este Soft1 ERP de la SoftOne- to adapt to the customer’s needs without being time consuming and costly, is an advantage that can make a difference.
Mai mult decât atât, un ERP performant este în măsură să acopere inclusiv viitoarele nevoi de business ale unei companii, prin adăugarea și configurarea de noi module suplimentare.
Funcționalitățile unui sistem ERP
Atunci când o companie și-a definit atât nevoile generale, cât și pe cele specifice și ia în considerare toate opțiunile disponibile pe piață, este important să se țină cont atât de funcționalitățile soluției, cât și de serviciile adiționale necesare ca sistemul ERP să fie implementat și functional.
Așadar, este necesară comparația între mai multe soluții ERP de pe piață, precum și între principalii jucători din industrie, astfel încât achiziția, instalarea, training-ul și, într-un final, utilizarea aplicației să fie realizate cu succes și într-un mod profesionist.
Cele mai importante elemente care ar trebui analizate sunt:
Necesitatea de personalizare: Sunt acoperite nevoile de business ale companiei cu un pachet predefinit disponibil de piață sau e nevoie de customizări suplimentare?
Timpul de implementare:Cât timp va dura până când soluția va fi funcțională și gata de folosit?
Transferul datelor: What are the options for data migration?
Frecvența upgrade-urilor: How often is the ERP upgraded to include critical updates and add new capacities?
Tipul licențierii și variantele de implementare: Putem alege o soluție all-inclusive (SaaS – Software as a Service) sau una instalată pe serverul propriu?
Securitate: Sunt datele companiei mele în siguranță?
Viteză: Cât de rapid poate asigura sistemul ERP încărcarea și operarea datelor?
Scalabilitate: Este sistemul ERP capabil să acopere toate transformările prin care trece un business pe măsură ce se dezvoltă?
Flexibilitate: Poate fi soluția adaptată la toate cerințele de business ale unei companii?
Ușurința în utilizare: Cât de ușor de folosit este platforma?
Training: Furnizorul îmi pune la dispoziție training-uri și materiale pentru informarea continuă cu privire la funcționalitățile, modulele aplicației și noile versiuni?
Care sunt variantele de licențiere disponibile? Achiziție sau Subscripție
Achiziție (Licență Software): : Această opțiune se referă la companiile care achiziționează un sistem ERP prin cumpărarea licențelor pentru o perioadă nedeterminată. În afara achiziției inițiale, compania va trebui să plătească, în plus, atât echipamentele hardware (servere), cât și dreptul de a face upgrade la noile versiuni ale aplicației.
Subscripție: : În această situație, compania va plăti o subscripție anuală pentru a folosi soluția ERP pentru o perioadă determinată. Această subscripție include, de obicei, orice upgrade-uri sau versiuni noi ale aplicației.
ERP On-Premise, SaaS sau Găzduit
On-Premise (Instalat pe server): Sistemul ERP este instalat pe un server. În cazul acestei variante, compania este responsabilă de infrastructura necesară funcționării ERP-ului, de mentenanță și de gestiunea aplicației (suport, upgrade-uri, crearea de back-up-uri etc)
SaaS: ERP-ul este găzduit pe serverele Cloud ale furnizorului IT sau ale unui furnizor terț de servicii Cloud, care este responsabil în totalitate de operarea și mentenanța acestuia. Compania folosește ERP-ul pe baza unei subscripții care include toate serviciile adiacente necesare.
Găzduire: I: În acest caz, sistemul ERP este găzduit pe serverele Cloud ale furnizorului IT, dar compania poartă în continuare responsabilitatea pentru operarea și gestiunea soluției.
Ce este un ERP în Cloud?
Soluțiile ERP care au câștigat tot mai mult teren datorită beneficiilor aduse companiilor sunt cele în Cloud, cunoscute și sub denumirea de SaaS (Software as a Service).
ERP-urile în Cloud reprezintă, la ora actuală, cea mai populară opțiune pentru companiile din întreaga lume. Practic, un ERP în Cloud utilizează resursele disponibile online, pentru a facilita operațiunile de business în Cloud. O soluție ERP în Cloud poate fi gata de funcționare într-un timp foarte scurt, pentru că nu există necesitatea de a fi instalată pe un server local, ca în cazul variantei On-Premise (cu achiziție de licență). În plus, ERP-ul în Cloud este mult mai ușor de actualizat la noile versiuni ale aplicației.
Un ERP în Cloud ajută compania să reducă din costurile operaționale, din moment ce nu este necesară achiziția și mentenanța unui echipament hardware, și mai mult decât atât, nu presupune o investiție inițială mare, ci un abonament anual sau lunar, de obicei în funcție de numărul de useri contractați.
Unul dintre primii implementatori de soluții software de business din Europa de Sud-Est în Cloud este SoftOne, cu soluția Soft1 ERP – disponibilă după modelul SaaS, indiferent de varianta de licențiere.
Un alt beneficiu important al soluțiilor ERP în Cloud este accesul la datele de business de pe orice device, din orice loc și în orice moment al zilei.
În plus, securitatea datelor și recuperarea în caz de dezastru este un alt avantaj pe care soluțiile de Cloud ERP îl oferă nativ, grație centrelor de date performante ale celor mai mari furnizori de Cloud din lume.
Spre exemplu, SoftOne folosește tehnologia de ultimă generație a Microsoft Azure, care oferă nu doar securitate impenetrabilă, ci și aliniere completă cu directivele legislative și economice din domeniu.
Beneficiile unui sistem ERP în Cloud
Nu necesită investiții costisitoare în echipamente hardware și centre de date, așa cum nu presupune nici costuri adiționale pentru licențele achiziționate și upgrade-urile ulterioare.
Elimină necesitatea intervenției departamentului IT pentru mentenanță și suport, ușurând task-urile acestora și lăsându-i să se concentreze pe cele mai importante activități.
Cu toate acestea, beneficiile unui sistem ERP în Cloud sunt mult mai importante decât cele legate de costuri:
Permit accesul și executarea operațiunilor din orice loc, grație găzduirii în Cloud, care nu necesită instalarea sistemului în alte locații
Securitate imbatabilă, întrucât datele nu sunt salvate în serverele furnizorului, ci sunt găzduite pe platformele celor mai reputabili furnizori de servicii Cloud, ca Microsoft Azure
Instalare rapidă și facilă
Configurare flexibilă, în funcție de nevoile fiecărui business în parte
Cloud privat sau public?
Indiferent de beneficiile pe care le aduce, un sistem ERP în Cloud oferă 3 opțiuni diferite:
Cloud-ul Public: Acest tip de Cloud ERP operează în centre de date deținute și operate de companii terțe (Microsoft, Google, Amazon etc). Practic, pentru client nu există cheltuieli asociate gestiunii și operării soluției. Soluțiile în Cloud sunt ideale pentru IMM-uri, întrucât viteza de implementare este mult mai mare, iar flexibilitatea în ceea ce privește costurile este extrem de importantă pentru companiile care doresc să își controleze mai bine cash-flow-ul (pay as you go).
Mai mult decât atât, grație beneficiilor Cloud-ului Public, companiile își pot adapta ERP-ul proportional cu creșterea business-ului.
Cloud-ul Privat: Această variantă de Cloud ERP presupune ca aplicația să fie găzduită (dedicated servers) fie la sediul companiei, fie la un centru de date terț. Cloud-ul privat oferă aceeași flexibilitate și posibilitate de extindere, precum și aceleași beneficii ca un Cloud Public, permițând, în același timp, un nivel mai mare de control asupra datelor stocate. Această opțiune este ideală pentru companiile mari și pentru multinaționale sau pentru organizații guvernamentale, care au politici de securitate mai riguroase.
Cu toate acestea, Cloud-ul Privat necesită o investiție mare în infrastructura instalată la sediul companiei, necesară pentru funcționarea aplicației ERP.
Cloud-ul Hibrid: Această variantă reprezintă un mix între Cloud-ul Public și cel Privat, care utilizează beneficiile ambelor opțiuni pentru utilizarea optimă a soluției ERP. Cloud-ul Public poate fi folosit pentru datele mai puțin vulnerabile, în timp ce Cloud-ul privat este ideal pentru desfășurarea operațiunilor zilnice. Acest model de Cloud încorporează toate resursele disponibile pe piață și oferă o flexibilitate imbatabilă și opțiuni financiare eficiente pentru companii.
ERP pentru IMM-uri
Sistemul ERP nu este unul care se adresează doar companiilor mari. Companiile mici pot avea beneficii și avantaje competitive uriașe ca urmare a folosirii corecte a unui sistem ERP.
Din momentul în care conducerea companiei realizează că un sistem Excel sau un soft mic de contabilitate nu mai este suficient pentru a acoperi nevoile operaționale ale business-ului, implementarea unei soluții ERP devine o necesitate. Cu toate acestea, alegerea nu este una ușoară și aspectele care trebuie luate în calcul sunt numeroase. În afara unui număr uriaș de furnizori de soluții ERP care activează pe piață, este necesară și alegerea unei variante de instalare (On-premise sau Cloud based).
Un alt aspect de luat în calcul este posibilitatea înființării unui departament IT în companie, care să ajute la implementarea sistemului ERP. Un astfel de departament este extrem de util în interiorul unui business. Cu toate acestea cel mai ușor, rentabil și profesionist mod de gestionare a acestei situații este ca partenerii autorizați ai furnizorului să fie responsabili de mentenanță și suport.
Trendurile ERP pe piața regională
Companiile care activează astăzi pe piața de business sunt nevoite să se adapteze și să adopte tehnologiile de ultimă generație disponibile, pentru a-și putea păstra avantajele în fața competiției.
Cu ajutorul noilor tehnologii, cum ar fi Cloud Computing-ul sau Mobilitatea business-urile pot atinge rezultate spectaculoase, atât la nivel financiar, cât și la nivel operational.
Mobilitatea în business
Un studiu realizat la nivel global în 2012 arăta faptul două treimi dintre utilizatorii de smartphone își folosesc telefoanele mobile pentru operațiunile de business. Totuși, deoarece majoritatea smartphone-urilor funcționează prin conectarea la un furnizor telecom public, directorii de IT din companii au devenit tot mai îngrijorați cu privire la siguranța datelor și a operațiunilor efectuate de pe dispozitivele mobile (tabletă sau telefon). Aceasta este situația în care intervine Cloud-ul Hibrid, care asigură o securitate imbatabilă companiilor, oferind, în același timp, angajaților, posibilitatea de a lucra din orice loc, în orice moment, de pe orice dispozitiv.
Mobilitatea în business este un trend ce nu poate fi ignorat. Cu ajutorul aplicațiilor ce facilitează criptarea comunicațiilor către și din soluția ERP în Cloud, angajații pot lucra la fel de eficient oriunde s-ar afla (On-premise ori cloud based).
